業務負責人工作手冊
治理、法遵、人力、財務、品質、風險與評鑑主責,建立可稽核的機構管理系統。
暖暖有限公司附設彰化縣私立暖暖居家長照機構
暖暖居家長照機構 專屬授權
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您登入的信箱未在機構白名單中。
目前架構:Supabase 負責營運資料,Google Drive 負責附件與文件,NAS 負責每日備份。
管理系統資料以 Supabase 為正式來源;此按鈕只重新讀取資料庫,不再同步 Google 試算表。
Drive 僅放置憑證、簽章、會議照片與公開文件附件;營運表格資料不再以 Drive / Sheets 作為主資料庫。
Free 方案以 Mac mini / NAS 每日匯出 CSV 作為日常備份;備份結果請到資訊安全中心查看。
此區只管理可公開顯示的 Drive 文件附件,例如公告、規章、合約或薪資附件;收入、支出、查勤、會議等紀錄本身皆存於 Supabase。
| 附件名稱 | 上傳 / 建立日期 | 目前發佈位置 | 操作 |
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管理員與股東使用 Google 信箱登入;居服員/一般員工帳號預設使用員工編號,初始密碼由後端以該員工身分證字號建立。系統只保存不可逆雜湊,不會將身分證字號複製到帳號資料。
| 登入方式/帳號 | 員工姓名 | 系統權限身分 | 重設密碼 | 操作 |
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集中查閱登入、操作、資料庫權限、備份與安全控制
依 115 年度居家長照機構評鑑基準,建立正式評鑑準備、佐證盤點與紙本清冊。
以排班、打卡、抽查與追蹤紀錄建立每月品質監控。
| 規則 | 風險 | 分數 | 服務日期 | 服務時間 | 居服員 | 個案 | 建議原因 / 證據 | 操作 |
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| 查勤日期 | 方式 | 居服員 | 個案 | 規則/來源 | 風險 | 證據 | 到班情況 | 評核 | 追蹤狀態 | 操作 |
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於前端維護查核清冊,下載時套用「115年喘息查核表.xlsx」原始格式。
人數會依當月查核紀錄及人事資料自動帶入;如需調整可直接修改,再按「儲存表頭/簽章」。
| 編號 | 日期 | 平/假日 | 時段 | 居服員 | 個案 | 查核方式 | 查核內容 | 異常描述 | 備註 | 查核人 | 操作 |
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| 員工編號 | 姓名 | 聯絡電話 | 職位 | 人員類別 | 支援單位名稱 | 專業證照 | 長照人員證書效期 | 到職日 | 狀態 | 操作 |
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採到職週年制;業務負責人依固定正常工時,時薪居服員先確認約定工作型態,再依全時、正常工時比例或同工作日數計算。可直接讀取已匯入工時月報供核對,不以加退保天數或單一月份總時數計算。報請支援人員不列入本機構特休管理,既有紀錄保留。
| 員工編號 | 姓名 | 類別/狀態 | 年資起算日 | 本期可休期間 | 計算方式/狀態 | 法定基準 | 本期特休 | 本期已休 | 本期剩餘 | 下次取得 | 操作 |
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依人事名冊追蹤最近一次健檢、異常處理與下次期限;檔案會綁定員工編號並回填原人事資料。
公司制度:正式員工與兼職人員到職滿一年後補助一次健檢;報請支援人員不適用。
| 員工編號 | 姓名 | 職位/類別 | 公司健檢補助 | 健檢日期 | 健檢院所 | 結果 | 下次健檢日期 | 追蹤狀態 | 報告檔案 | 追蹤備註 | 操作 |
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| 姓名 | 人員類別/檔案 | 身分證/居留證 | 出生日期(民國) | 被保險人性別(外籍專用) | 外籍 | 月薪資總額 | 健保投保金額 | 投保別/格式別 | 特殊身分別 | 提繳身分別 | 雇主提繳率 | 自願提繳率 | 該日紀錄 | 資料檢核 |
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尚未讀取
| 服務日期 | 人員 | 狀態 | 帶入批次清單 |
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同日多班合併顯示,請假/暫停/取消不列待辦。帶入只勾選人員,不會產檔、申報或改寫資料。退保日期須另行輸入確認。
| 生效日期 | 人員 | 動作 | 申報狀態/核對紀錄 |
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勾選僅限本頁;切換篩選、頁數或重新讀取時會清除勾選,不影響既有申報紀錄。
| 生效日期 | 申報動作 | 員工 | 人員類別 | 產檔時間 | 產檔人員 |
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| 員工姓名 | 身分證字號 | 出生日期(民國) | 聯繫電話 | 職稱 | 職務內容 | 資料來源 | 保險狀態 | 加保日期 | 退保日期 | 備註 | 操作 |
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| 員工姓名 | 身分證字號 | 出生日期(民國) | 聯繫電話 | 職稱 | 職務內容 | 長照人員證號 | 證書有效期限 | 保險狀態 | 加保日期 | 退保日期 | 備註 | 操作 |
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| 評核日期 | 評核期間 | 員工編號 | 員工姓名 | 主責督導 | 總分 | 評核結果 | 獎金比例 | 操作 |
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完整 8 小時由站內有效觀看 5 小時、感染控制外部完課 1.5 小時及現場服務實作 1.5 小時組成。站內時間僅在教材頁可見且持續操作時累積;閒置 10 分鐘、切換分頁或離開頁面會自動暫停。按「查看/核定」可審核證明並直接修正各單元核定時數。
| 員工編號 | 姓名 | 目前狀態 | 8 小時完訓進度 | 目前單元 | 最後活動 | 進度處理 |
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| 正在載入學習狀態... | ||||||
| 員工編號 | 姓名 | 職位 | 到職日 | 完成期限 | 累計時數 | 必要內容 | 實作考核 | 完成日期 | 準備狀態 | 佐證位置 | 操作 |
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| 課程日期 | 課程名稱 | 實施方式 | 開課單位 | 課程屬性 | 課程類別 | 訓練課程 | 積分 | 認可狀態 |
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| 年度 | 員工編號 | 員工姓名 | 職稱 | 到職日期 | 課程筆數 | 職前訓練時數 | 繼續教育積分 | 年度繼續教育總積分 | 資料狀態 | 操作 |
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* 點擊右側「編輯」按鈕可檢視及調整完整的工時、喘息/短照加給與加班補足欄位;所有人員的 AA09 獎金列入當月薪資;正式員工未與 AA09 重複的 AA04~AA06 會累積為營運績效獎金,於春節、端午或中秋發放。
收到繳費單後即可先登記。正數代表下期補回員工,負數代表下期追加代扣;建立/匯入套用月份薪資時會自動套用,該月薪資已存在且未發薪時也可按箭頭立即套用。
| 來源月份 | 套用月份 | 員工 | 勞保補回/補扣 | 健保補回/補扣 | 合計 | 狀態 | 說明 | 操作 |
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工時月報表是當月薪資與 AA09 的來源;法定補足僅套用正式員工,兼職人員與報請支援人員固定為 0。獎金報表會將正式員工符合條件的 AA04~AA06 累積為營運績效獎金,分春節、端午及中秋發放。
| 適用人員 | AA09(BA/GA/SC) | AA04~AA06 | AA07 |
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| 正式員工 | 符合 AA09 時依工時月報表列入當月薪資;同員工、同日、同個案計一次 | 未與 AA09 重複者累積為三節營運績效獎金 | 僅保留核銷/申報紀錄,不發放獎金 |
| 兼職、報請支援 | 符合 AA09 時依工時月報表列入當月薪資 | 不發放 AA04~AA06 | 僅保留核銷/申報紀錄,不發放獎金 |
| 批次ID | 匯入時間 | 歸屬月份 | 報表類型 | 來源檔案 | 人員筆數 | 獎金總額 | 加班補足總額 | 成功筆數 | 跳過筆數 | 匯入人員 | 狀態 | 操作 |
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依實際發薪與發放年度彙整薪資、公司吸收的員工勞健保及已發放營運績效獎金。員工代扣勞健保僅供核對,不會從薪資所得扣除;自願提繳退休金才列入所得減項。
| 編號 | 身分證號 | 所得人姓名 | 地址 | 扶養人數 | 明細 | 前期薪資 | 一月 | 二月 | 三月 | 四月 | 五月 | 六月 | 七月 | 八月 | 九月 | 十月 | 十一月 | 十二月 | 前期年終 | 本期年終 | 端午獎金 | 中秋獎金 | 合計 | 核對狀態 | 操作 |
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月份依實際給付月份;已發放營運績效獎金併入撥款月份,節慶專欄留白避免重複計入。未記錄的免稅項目與簽章留白。年度加減項仍由「核對」管理,匯出保留所得核對明細;不是財政部媒體申報上傳格式。
| 介紹人/單位 | 介紹人類別 | 個案姓名 | 開案日期 | 狀態 | 3個月發款 | 6個月發款 | 1年發款 | 身分證字號 | 營收月份 | M1營收 | M2營收 | M3營收 | M1-M3平均 | M1-M3達標 | 滿3個月獎金 | M4營收 | M5營收 | M6營收 | M4-M6平均 | M4-M6達標 | 滿6個月獎金 | M7-M12平均 | M7-M12達標 | 滿1年獎金 | 最後匯入月份 | 操作 |
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所有居服員或員工透過系統送出的「長照服務申請書」皆會彙整於此,您可點擊預覽並將格式印出轉交照管中心。
| 申請提交時間 | 個案姓名 | 接案日 | 身分證 | 申請服務項目 | 協助申請員工 | 送件狀態 | 開案日期 | 操作 |
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系統會合併排班系統個案建檔與管理端個案補充資料,並自動比對訪視紀錄顯示提醒;接案日同時供 KPI 2-1 開案數與 1-1 收案時效追蹤。
| 服務方案 | 自訂案號 | 個案姓名 | 個案狀態 | 接案日 | 身分證 | CMS等級 | 主責督導 | 主責居服 | 最新訪視狀態 (自動偵測) | 操作 |
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確認對象與 LINE 綁定後,再產生安全填寫連結。
| 調查日期 | 類型 | 服務類型 | 對象 | 平均分 | 低於4分 | 開放意見 | 操作 |
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共用一張制服圖片,按尺寸分開計算庫存;點選圖片可放大。
| 日期 | 異動 | 制服品項 | 尺寸 | 顏色 | 數量 | 領用員工 | 登記人 | 備註 | 操作 |
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顯示尚未結束的團體督導與行政會議,可直接主持、進入或編輯。
| 會議日期 | 時間 | 會議類型 | 主題/個案 | 地點 | 主席/主持人 | 紀錄人員 | 操作 |
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登入後可直接進入排定的團體督導或行政會議。
| 活動日期 | 活動名稱 | 類型 | 地點/合作單位 | 參與/觸及/案源 | 負責人 | 狀態 | 操作 |
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名冊是後續發送的操作起點;登記發送日期、方式與狀態後,才建立正式致贈紀錄並扣除庫存。
| 禮品品項 | 預計對象 | 身分/關係 | 數量 | 經辦人 | 規劃/發送狀態 | 發送日期/方式 | 備註 | 操作 |
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| 致贈日期 | 致贈對象 | 用途 | 禮品內容 | 金額 | 經辦人 | 交付狀態 | 操作 |
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| 禮品照片 | 購買日期 | 採購來源 | 禮品內容 | 單價 | 採購總額 | 經辦人 | 入庫狀態 | 操作 |
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| 日期 | 編號 | 個案 | 事件摘要 | 承辦/通報人員 | 狀態 | 操作 |
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| 日期 | 編號 | 個案 | 事件摘要 | 承辦/通報人員 | 狀態 | 操作 |
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| 日期 | 編號 | 個案 | 事件摘要 | 承辦/通報人員 | 狀態 | 操作 |
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依彰化縣長期照顧個案異常事件通報單建檔,下載時套用官方 Word 原始範本。
| 事件日期 | 通報編號 | 個案 | 事發經過 | 通報者 | 通報進度 | 操作 |
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| 類型 | 日期 | 字號 | 機關 | 主旨 | 承辦人 | 狀態 | 原始公文 | 操作 |
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| 類型 | 日期 | 字號 | 機關 | 主旨 | 承辦人 | 狀態 | 原始公文 | 操作 |
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損益依服務與費用歸屬月份認列;現金收支依實際收付款日期,包含銀行與零用金支出,不重複計入內部撥款。
每月營收與依歸屬月份認列的人事成本。
依實際收款與付款月份呈現,不與應計損益混用。
點選任一月份可查看收入與成本科目明細。
| 月份 | 營業收入 | 月增率 | 固定人事 | 居服人事 | 居服人事成本率 | 人事總成本 | 人事成本率 | 固定費用 | 其他費用 | 零用金支出 | 總成本與費用 | 本月損益 | 淨利率 | 已收現金 | 已付現金 | 營運現金淨額 | 狀態 |
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儲存後供所有管理者共用;預估值只供決策,不會新增收入、支出或異動帳戶餘額。
| 月份 | 預估營收 | 月成長 | 變動人事率 | 固定人事 | 變動人事 | 人事總成本 | 固定營運費 | 營業損益 | 稅金準備 | 稅後損益 | 預估收現 | 預估付現 | 月淨現金流 | 期末現金 | 狀態 |
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依 Supabase 的收入、支出、零用金及帳戶轉帳紀錄自動編製。月結前仍應完成憑證、銀行與稅務核對,並由負責人覆核。
儲存後寫入 Supabase,保留每期核對結果、覆核人、卷宗位置與修改時間。
| 日期 | 傳票/憑證編號 | 會計科目 | 服務項目(A/B/G/SC/自費) | 摘要/對象 | 收款方式 | 公司帳戶 | 已收款 | 營收金額 | 實際認列金額 | 薪資代扣抵銷 | 帳戶實際入帳 | 稅務狀態 | 來源批次 | 憑證 | 操作 |
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| 選取 | 支出日期 | 傳票/憑證編號 | 會計科目 | 摘要/用品 | 發票號碼/統編 | 付款來源 | 原始支付方式 | 公司轉出帳戶 | 報銷/付款狀態 | 報銷/付款日期 | 報銷收款人 | 支出金額 | 公司實際匯款 | 稅務狀態 | 憑證 | 操作 |
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| 日期 | 轉帳編號 | 轉出帳戶 | 轉入帳戶 | 金額 | 摘要 | 經手人 | 建立時間 | 操作 |
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| 日期 | 憑證編號 | 摘要/用途 | 會計科目 | 撥入(補充零用金) | 來源/公司帳戶 | 支出(報帳扣除) | 目前結餘 | 申請人/經手人 | 操作 |
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直接匯入排班系統產出的「FA300 三方核對檔」與「A碼獎金核對檔」,核對每位個案 A/BA/GA/SC 服務碼、次數與金額;審核清冊的申報金額會拆分為民眾自付額與政府補助款,供後續核銷明細收帳及收入入帳使用。
| 狀態 | 月份 | 碼別 | 排班申報 | 審核申報 | 申報差額 | 審核補助 | 審核自付 | 排班次數 | 審核次數 | 建議處理 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 請先匯入 FA300 三方核對檔或 A碼獎金核對檔 | ||||||||||
依月份、身分證/個案與碼別彙總;可檢查排班申報與審核清冊是否一致。
| 狀態 | 月份 | 碼別 | 個案 | 身分證 | 服務日期 | 排班次數 | 審核次數 | 排班申報 | 審核申報 | 差額 | 審核補助 | 審核自付 | 提示 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 尚未產生明細 | |||||||||||||
依月份、個案與 BA/GA/SC 服務類別分開建立收帳明細;補助狀態設為「已收款」時,預計政府補助款與 A碼補助款會一併入帳。
勾選下方個案後,可一次設定收款狀態、日期與繳費方式;已沖帳資料不會被批次修改。
依目前選擇月份,將 BA/GA/SC 的未入帳核銷款彙總成一筆收入;A碼依個案所屬服務類別併入對應總額。
| 個案/薪資代扣 | 月份 | 身分證 | 民眾自付額 | 預計政府補助款 | A碼補助款 | 總額 | 自付狀態 | 補助狀態 | 收款日期 | 核撥日期 | 繳費方式 | 轉帳末5碼 | 入帳編號 | 呆帳金額 | 呆帳原因 | 入帳批次 | 沖帳 | 收入流水 | 沖帳日期 | 備註 | 操作 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 尚無核銷收帳明細 | |||||||||||||||||||||
Word 原始檔、宣導圖卡與其他相關附件集中於此,與制度正文分開查閱。
依職務提供任用資格、機構制度、工作職能、SOP、安全通報、長照 3.0 與 115 年評鑑佐證指引;可線上查看 PDF 或下載 Word。
治理、法遵、人力、財務、品質、風險與評鑑主責,建立可稽核的機構管理系統。
接案、派班、督導、訪視、品質與風險管理,將服務安排轉為穩定且可追蹤的執行流程。
到宅服務、安全照顧、專業界線、紀錄與通報,讓每次服務都能準時、安全且如實留存。
此為長照機構新進人員專屬的體檢指南,匯整了《長照服務法》要求的核心項目。
了解為何法規要求這些項目
受檢時請逐一確認
依據審核速度與費用推薦
選擇員工後,可確認紙本契約留存、下載套印 Word,或上傳、查看及刪除電子附件;電子檔非必填。
依登入身分顯示本人的待發放與已發放紀錄,獎金名稱依管理端設定的發放名義呈現。
查看本人訓練計畫、教材與學習進度。
正在讀取你的職前訓練資料...
請依照「彰化縣政府長期照顧服務申請書」欄位協助家屬填寫。填寫完畢送出後,系統將自動通知行政人員進行後續報備與派案。
先設定禮品品項,再一次加入多位預計對象;此階段不需要送禮日期,也不扣除庫存。
直接完成這位名冊對象的發送登記;儲存後會保留名冊歷程、建立正式致贈紀錄並扣除庫存。
| 姓名/員編 | 登錄狀態 | 簽到/簽退時間 | 出席核對 | 操作 |
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到職後一個月內完成至少 8 小時,並完成六項必要內容、實作考核與回饋。
健檢欄位與附件會直接回填選定員工的人事資料。
更正時只調整此筆薪資的公司勞退提撥與公司總成本;不更改實發薪資、已發薪狀態、支出流水或銀行餘額。請先核對官方資料,勿僅憑試算值確認。
先選擇年度與月份,再批次開啟或關閉員工查看權限。
批次設定後,仍需按下方「儲存發佈設定」才會生效。
先選擇年度與績效歸屬期間,再批次開啟或關閉員工查看權限。
批次設定後,仍需按下方「儲存發佈設定」才會生效。
欄位會依原始喘息查核月報表輸出。
本人確認已知悉本次服務品質查勤內容,並以電子簽章確認。
此操作將會把資料刪除,刪除後將無法從系統恢復。
建立或連結公文登記資料;可直接在此確認發文並配置正式字號,也可前往公文登記簿編修。
可一次選取三份;服務月份以「本次費用月份」為準,領據金額取「撥付總額」。